Duvarımızdaki, masamızdaki ve kolumuzdaki saatlerin hepsinde bir gün 24 saatten ibarettir. Yani zaman herkes için aynıdır. Herkes için aynı olmakla birlikte maalesef herkes tarafından aynı verimde kullanılamaz. Bu yüzden bazılarımıza 24 saat günlük rutin işlerimiz, hobilerimiz ve spontane gelişen organizasyonlar için yeterli gelirken, benzer şartlardaki bazı ise çok yoğun olduğu ve 24 saat içerisinde hiçbir işini yetiştiremediği için strese girer. Bu farklılık kişisel becerilerden kaynaklandığı kadar zamanın kullanılma şeklinden de kaynaklanır.

Günümüz koşullarındaki fazla ve yoğun çalışma saatleri, insanların kişisel gelişimlerine gösterdiği özen, ailevi sorumluluklar ve gün içerisinde yapılması gereken birçok iş zamana karşı zorlu bir yarış içerisinde olmamıza sebep olmaktadır. Bu yarışı da sadece zamanı akılcı bir şekilde kullanan kişiler kazanmaktadır. Yarışı kazanmanın yolu da zaman yönetimi hakkında bilgi sahibi olmaktır.

Zaman yönetiminde öncelikle günlük aktivitelerinizi ve bu aktivitelere ne kadar vakit ayırdığınızı listelemeniz gerekiyor. Hepimizin yaşamında zaruri aktiviteler olan uyku, beslenme, kişisel bakım ve ulaşım için harcanan zamanlar için ayrılan süreler çıkartıldığında, geri kalan zamanımızı yapmamız gereken işlere göre daha kolay planlayabiliriz.

Planlamayı gerekirken gün içerisinde yapmamız gereken işleri eksiksiz olarak yazmamız gerekiyor. Bunları yazarken gerçekçi olmalı, işlerin yanında egzersiz ve sosyal aktiviteleri de listenize eklemelisiniz.

Bundan sonraki aşama işlerinizin önem ve aciliyet sırasını belirlemenizdir. Her görevin yanına önceden ayırdığımız zamanı not aldıktan sonra, aciliyeti olmayan işlere ayırdığımız zamandan bir kısmını daha önemli işlerimize aktarabiliriz.

Eylem planlarınızı belirledikten sonra, planlarınızın yolunda gitmesi için hayır demeyi bilmeli, aynı zaman dilimine birden fazla işi sığdırabilmeli ve mükemmelliyetçiliği bırakmalısınız.

Telefonla konuşarak ve televizyondaki bir programa kapılarak harcanan zamanlar farkında olmadan birçok işimizin aksamasına sebep olur. Bunun dışında davetsiz misafirler ve ani organizasyonlar da programımıza uygun hareket edemememize sebep olur. Bu yüzden bitmek bilmeyen telefon görüşmelerini kesmek ya da habersiz gelişen etkinlikleri engelleyebilmek için mutlaka geçerli bir bahaneyi önceden hazır bulundurun.

Gerekiyorsa size zamanı hatırlatmak için çalar saat kullanın ve bir iş için ayırdığınız zamanda gerçekten o işi yapmakta olduğunuzdan emin olun. Bu şekilde zamanı iyi değerlendirmeyi başarmak stresten uzaklaşmamızı sağlayacak yararlı bir beceridir.

Zaman yönetimine başlamak için en önemli olan yedi kural şöyle:

1. Dokümanlarınızı düzenleyin. Bunun için artık kağıtlar ve dosyalar arasında boğulmanıza gerek yok. Gelişen teknolojinin nimetlerinden faydalanmanın zamanı geldi. İş hayatındaki insanlar artık bilgisayarlarını yanlarından ayıramaz oldu. Bu da kağıt dağlarından kurtulup, basit döküman düzenleme programlarını kullanmaya başlamanın zamanının geldiğini gösteriyor.

2. Tek bir kişisel ajandanız olsun. Mutfağınızda, çalışma odanızda ya da ofisinizde ayrı ayrı yer alan notlar mutlaka bir şeyleri gözden kaçırmanıza sebep olacaktır. Bu yüzden tüm işlerinizi kişisel ajandanızda bulundurur ve bunu sürekli yanınızda taşırsanız büyük faydasını görürsünüz.

3. Masanızı ve çalışma ortamınızı düzenleyin. Çalışma ortamınızın düzenli olması ihtiyacınız olan malzemeleri kolaylıkla bulmanızı sağlayacaktır. Böylece hem eşyalarınızı aramakla zaman kaybetmeyeceksiniz hem de gereksiz yere enerji harcamayacaksınız.

4. Her zaman yeterli araç gereciniz olsun. Kalem, kağıt, dosyalar ya da sürekli olarak kullandığınız ofis malzemelerinden yeterli sayıda bulundurun.

5. Çalışma ortamınız fiziksel olarak da konforlu olmalı. Faks makinesini ve yazıcı gibi gereçlerinizi uygun şekilde düzenleyin. Sürekli olarak kullandıklarınızı kolayca erişebileceğiniz yerlerde bulundurun.

6. Fonksiyonel bir çanta hazırlayın. Özellikle gün içerisinde birden fazla yerde bulunmanız gerekiyorsa ya da sık sık seyahate çıkmanız gerekiyorsa çantanızın önceden hazır olması işinizi büyük ölçüde kolaylaştıracaktır. Günlük çantanız ve yolculuk çantanızda bulunması gerekenleri birbirine aktarmaya uğraşmaktansa, temel ihtiyaç malzemelerinizden (diş fırçası, kalem, not defteri gibi) iki çantanızda da bulundurmanız daha az zaman harcamanızı sağlayacaktır.

8. Şuan ihtiyacınız olmadığınızı düşünseniz bile tanıştığınız kişilerin iletişim bilgilerini mutlaka kaydedin. Hiç ummadığınız ve gerçekten ihtiyaç duyduğunuz bir anda hayat kurtarıcınız olabilir.